Politique de confidentialité

La présente politique explique quelles données à caractère personnel DatACP traite, pourquoi, pendant combien de temps, à qui elles sont transmises et comment exercer vos droits. Elle applique le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après « le RGPD ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

1. En bref

• DatACP ne nomme aucun syndic personne physique. Du registre public, il ne retient à son sujet ni nom, ni adresse, ni numéro de téléphone, ni adresse e-mail.
• DatACP ne fournit aucune liste de personnes : ses listes, ses exports et ses alertes désignent des copropriétés et des sociétés.
• DatACP n'établit le profil d'aucune personne.
• Le site n'affiche aucune publicité et ne dépose aucun cookie de suivi. Ses statistiques de visite fonctionnent sans cookie.
• Si une donnée vous concerne, DatACP cesse de la reproduire sur simple demande. La marche à suivre figure à la page Droit d'opposition.

2. Qui est responsable de vos données

Le responsable du traitement est l'éditeur de DatACP :

Nicolas Antoine
Personne physique exerçant une activité indépendante, enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous la dénomination commerciale SyndIQ.

Rue du Molauvint 33
5030 Gembloux — Belgique
Numéro d'entreprise (BCE) : 1000.361.295
Numéro de TVA : BE 1000.361.295
E-mail : contact@syndiq.com

DatACP est un produit de SyndIQ.

Pour toute question ou demande relative à vos données, écrivez à privacy@syndiq.com ou, par courrier, à l'adresse ci-dessus. Les messages sont lus et traités par l'éditeur lui-même.

3. Deux situations

Cette politique s'adresse à deux publics.

• Vous figurez dans la base de données de DatACP sans l'avoir demandé, par exemple parce que vous êtes le syndic d'une copropriété : lisez la partie A.
• Vous utilisez DatACP : vous consultez le site, vous avez créé une alerte ou un compte, vous êtes abonné, ou vous gérez la fiche d'un bureau de syndic. Lisez la partie B.

La partie C vaut pour tous.

DatACP et Quorum sont deux services distincts du même éditeur. Leurs bases de données sont séparées : les données que les clients de Quorum y enregistrent n'alimentent pas DatACP, et les données des utilisateurs de DatACP ne servent pas à leur proposer Quorum.

Partie A — Vous figurez dans la base sans être utilisateur

4. Qui est concerné, et quelles données

DatACP est un service d'information sur les associations des copropriétaires de Bruxelles et de Wallonie et sur leurs syndics. Une association des copropriétaires et une société de syndic sont des personnes morales : les informations qui les décrivent ne sont pas des données à caractère personnel. Des personnes physiques peuvent toutefois être concernées, dans quatre cas.

a) Vous êtes syndic en personne physique, copropriétaire bénévole ou professionnel indépendant.

La Banque-Carrefour des Entreprises (ci-après « le registre ») indique que vous êtes le syndic d'une copropriété. DatACP en retient trois choses — le fait que le syndic de cette copropriété est une personne physique, la date de début du mandat et un code interne sans nom — et, pour un professionnel indépendant, une quatrième, indiquée ci-dessous. Ce code lui permet de constater qu'un syndic a changé, ou qu'une même personne est syndic de plusieurs copropriétés, sans savoir de qui il s'agit. Pour un professionnel indépendant, ce code est son numéro d'entreprise, qui n'est ni affiché ni exporté ; DatACP retient aussi si cette entreprise est active ou a cessé ses activités.

DatACP ne retient ni votre nom, ni votre prénom, ni votre adresse, ni votre numéro de téléphone, ni votre adresse e-mail. Il ne vous consacre aucune fiche et ne publie à votre sujet ni portefeuille, ni classement, ni appréciation.

Sur la fiche de la copropriété et dans les listes affichées par DatACP, la place du syndic porte la seule mention qu'il s'agit d'une personne physique ; la fiche renvoie à la fiche officielle de la copropriété au registre. Les fichiers exportés par les abonnés ne contiennent aucune copropriété dont le syndic est une personne physique.

b) Votre nom figure dans la dénomination d'une copropriété.

La dénomination officielle d'une copropriété contient parfois un nom de personne. DatACP reproduit les dénominations telles qu'elles sont inscrites au registre, à une exception près : il ne reproduit pas celles qui désignent une famille — « Consorts » suivi d'un nom, ou toute autre forme que l'éditeur a repérée comme telle. La copropriété est alors désignée par son adresse. Dans les autres cas, le nom est le plus souvent celui d'une rue ou un hommage, et DatACP ne peut pas y reconnaître un particulier : il retire la dénomination sur simple demande.

c) Votre nom ou vos coordonnées sont liés à une société de syndic.

La dénomination d'une société peut contenir un nom de famille. DatACP la reproduit telle qu'elle est inscrite, parce qu'elle désigne la société.

Les coordonnées qu'une société a inscrites au registre peuvent aussi se rapporter à une personne. DatACP applique donc trois règles :

• une adresse e-mail n'est affichée et exportée que s'il s'agit d'une adresse de fonction, du type info@ ou contact@, ou d'une adresse que l'éditeur a vérifiée comme étant celle de la société ;
• un numéro de téléphone n'est affiché et exporté que s'il s'agit d'une ligne fixe ;
• les numéros de téléphone mobile issus du registre ne sont pas conservés.

Une adresse e-mail nominative issue du registre reste enregistrée sans être affichée ni exportée. Elle sert à un seul usage : vérifier qu'une personne qui demande à gérer la fiche d'un bureau de syndic en a bien le droit.

d) Un bureau de syndic vous a mentionné sur sa fiche.

Un bureau qui gère sa fiche peut y inscrire des coordonnées de contact, qui sont alors affichées à sa demande. S'il y a fait figurer les vôtres, adressez-vous à lui ; vous pouvez aussi écrire à l'éditeur, qui les retirera.

5. D'où viennent ces données

Ces données proviennent du registre, tenu par le SPF Economie. C'est une source accessible au public : chacun peut y consulter la fiche d'une copropriété et y lire qui en est le syndic. L'inscription du syndic au registre est obligatoire depuis 2017 (arrêté royal du 15 mars 2017 relatif aux modalités d'inscription du syndic à la Banque-Carrefour des Entreprises).

DatACP réutilise ces données aux conditions fixées par le SPF Economie, et ne conserve du registre que ce qui concerne les copropriétés et leurs syndics. Les sources de DatACP, leurs licences et leurs dates de mise à jour sont décrites à la page Source des données.

6. Pourquoi DatACP traite ces données, et sur quelle base

Le RGPD n'autorise un traitement de données que pour l'une des raisons qu'il énumère à son article 6. Pour ces données, DatACP s'appuie sur son intérêt légitime : fournir aux professionnels de la copropriété, c'est-à-dire aux syndics et aux entreprises qui travaillent pour des copropriétés, une information à jour sur les copropriétés, sur leur syndic et sur ce qui change. Savoir si une copropriété a un syndic, et si ce syndic est une société ou une personne physique, fait partie de cette information.

Cet intérêt ne l'emporte que parce que le traitement est réduit au minimum :

• la donnée de départ est publique : l'inscription du syndic au registre est obligatoire et consultable par tous ;
• DatACP ne retient pas l'identité des personnes physiques et ne publie aucune de leurs coordonnées personnelles ;
• il ne leur consacre ni fiche, ni portefeuille, ni classement ;
• un syndic personne physique obtient le retrait de la mention qui le concerne sur simple demande, sans avoir à se justifier.

DatACP ne prend aucune décision automatisée à l'égard de ces personnes.

7. Qui voit ces données

• Les visiteurs du site : la fiche d'une copropriété est publique.
• Les abonnés : ils consultent les listes de leur zone, les exportent dans les limites de leur abonnement et reçoivent des alertes. Ces listes, ces exports et ces alertes désignent des copropriétés et des sociétés. Pour un syndic personne physique, les listes affichées portent la seule mention qu'il s'agit d'une personne physique, et les exports ne contiennent pas la copropriété.
• Les prestataires techniques de DatACP, listés à la section 12.

Les conditions de réutilisation du registre interdisent d'utiliser, pour du démarchage, les données à caractère personnel qui en proviennent. DatACP impose la même interdiction à ses utilisateurs dans ses Conditions générales d'utilisation.

8. Vos droits, et pourquoi vous n'avez pas reçu de courrier

Vous pouvez à tout moment demander que DatACP cesse de reproduire une donnée qui vous concerne, savoir ce qu'il détient à votre sujet ou signaler qu'une donnée est inexacte. La page Droit d'opposition explique comment faire et ce qui se passe ensuite. La section 16 récapitule l'ensemble de vos droits.

DatACP ne vous a pas écrit personnellement pour vous informer : il ne conserve ni votre nom ni votre adresse, et n'a pas à les rechercher dans le seul but de vous écrire. La présente politique et la page Droit d'opposition, accessibles sans compte depuis toutes les pages du site, tiennent lieu d'information.

Partie B — Vous utilisez DatACP

9. Les données traitées, fonction par fonction

• Vous visitez le site. Aucun compte n'est nécessaire pour consulter l'annuaire. Comme pour tout site, le serveur reçoit les données techniques de votre visite : adresse IP, type de navigateur, page demandée. Les statistiques de visite sont décrites à la section 14.
• Vous créez une alerte gratuite. Votre adresse e-mail, la copropriété suivie, la date de votre confirmation et une empreinte de votre adresse IP, qui sert à limiter les abus.
• Vous débloquez un portefeuille. Votre adresse e-mail, les bureaux de syndic débloqués, la date et une empreinte de votre adresse IP.
• Vous avez un compte. La confirmation de votre première alerte, de votre premier déblocage ou de votre première demande de gestion d'une fiche crée votre compte ; votre première connexion le crée aussi. Il contient votre adresse e-mail, votre métier et la date de votre dernière connexion ; pour chaque session, une empreinte de votre adresse IP et le type d'appareil. Le compte n'a pas de mot de passe : vous vous connectez par un lien reçu par e-mail.
• Vous tenez la liste « Mes copropriétés ». Les copropriétés que vous y inscrivez. Cette liste reste privée : elle n'est ni affichée ni réutilisée, et sert uniquement à vous prévenir d'un changement.
• Vous êtes abonné. Votre profil de facturation (dénomination, adresse, numéro d'entreprise, situation à la TVA, adresse e-mail de facturation), votre formule, votre ou vos zones, vos paiements, vos factures et vos notes de crédit. Une zone est une province ou un rayon autour d'une adresse que vous indiquez, située à la précision de la rue. Le paiement par carte est traité par Stripe, qui reçoit de DatACP votre adresse e-mail, la dénomination de votre entreprise, le libellé de votre abonnement (formule, zone et, pour un rayon, l'adresse de son centre) et les numéros internes de votre compte et de votre abonnement ; sur sa page de paiement, Stripe recueille en outre le nom du titulaire de la carte et son pays, que vous saisissez vous-même, sans passer par DatACP. DatACP ne reçoit ni ne conserve votre numéro de carte.
• Vous exportez des données. Pour chaque export : la date, les filtres et les termes recherchés, le nombre de lignes, la liste des copropriétés exportées, une empreinte de votre adresse IP et un marquage propre à votre compte, qui permet de reconnaître l'origine d'un fichier.
• Vous consultez le portefeuille complet d'un bureau. DatACP compte ces consultations, pour limiter les extractions massives.
• Vous demandez à gérer la fiche d'un bureau de syndic. Votre fonction dans le bureau et votre adresse e-mail, le mode de vérification utilisé et son résultat. Une fois la fiche vérifiée : ce que vous y déposez (description, coordonnées, site, horaires, logo, nombre de lots de vos copropriétés), affiché publiquement avec la mention de son origine ; les coordonnées que vous déclarez (adresse, ligne fixe, e-mail de fonction, site) sont aussi reprises dans les fichiers exportés par les abonnés, avec cette mention et leur date de dernière modification.
• Vous acceptez les conditions. La preuve de votre acceptation : adresse e-mail, version du texte, date et heure, adresse IP et type d'appareil.
• Vous acceptez d'être prévenu des nouvelles données et fonctions de DatACP. Votre accord, sa date et le texte que vous avez accepté.
• Vous écrivez à l'éditeur. Le contenu de vos messages et vos coordonnées.
• Les e-mails que DatACP vous envoie. Un journal en garde la date, le destinataire, l'objet, le type et le statut, sans leur contenu ni le code à usage unique qu'ils peuvent contenir. Ces e-mails ne contiennent aucun dispositif de suivi des ouvertures ou des clics.

10. Pourquoi, et sur quelle base

Parmi les raisons admises par l'article 6 du RGPD, DatACP s'appuie ici sur quatre.

• Le contrat. Fournir le service que vous demandez : alerte, déblocage, compte, abonnement, gestion d'une fiche.
• Une obligation légale. Établir et conserver les factures, répondre aux autorités.
• L'intérêt légitime de l'éditeur. Protéger le service contre les abus et l'extraction massive, par les empreintes d'adresse IP, les compteurs, le marquage et le journal des exports ; garder la preuve de l'acceptation des conditions ; mesurer la fréquentation du site sans identifier les visiteurs ; vérifier qu'une personne peut gérer la fiche d'un bureau.
• Votre consentement. Vous prévenir des nouvelles données et fonctions de DatACP (nouvelles régions, données techniques…). Vous donnez cet accord en cochant une case qui ne l'est jamais par défaut, et vous le retirez à tout moment, par le lien présent dans chaque message ou depuis votre espace. Sans cet accord, votre adresse e-mail ne sert qu'au service demandé.

Une adresse e-mail est nécessaire pour créer une alerte, débloquer un portefeuille ou ouvrir un compte ; des données de facturation sont nécessaires pour s'abonner. Sans elles, ces services ne peuvent pas être fournis.

DatACP n'utilise pas vos données pour promouvoir d'autres produits et ne les transmet à personne à des fins publicitaires. Il ne prend à votre égard aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produirait des effets juridiques ou vous affecterait de manière significative.

Partie C — Règles communes

11. Durées de conservation

Vous vous désinscrivez d'une alerte par le lien présent dans chaque e-mail d'alerte. Vous fermez votre compte en écrivant à privacy@syndiq.com.

12. Prestataires et destinataires

Pour fonctionner, DatACP recourt aux prestataires suivants. Chacun n'intervient que dans la limite de sa mission. Cette table est la seule liste des prestataires de DatACP.

Les factures sont en outre accessibles au comptable de l'éditeur. Des données peuvent être communiquées à une autorité lorsque la loi l'impose.

DatACP ne vend aucune donnée à caractère personnel et n'en transmet à personne à des fins publicitaires.

13. Transferts hors de l'Espace économique européen

La base de données de DatACP est hébergée dans l'Union européenne. Certains prestataires sont établis aux États-Unis ou y traitent une partie des données : la localisation de chacun figure dans la table de la section 12, qui en est la seule source.

Ces transferts reposent sur deux garanties : la participation du prestataire au cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis, reconnu par la Commission européenne, et les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/914), intégrées aux contrats de ces prestataires. Vous pouvez en demander une copie à privacy@syndiq.com.

14. Cookies, stockage du navigateur, statistiques et carte

• Cookies. DatACP n'utilise que des cookies strictement nécessaires : deux cookies de session lorsque vous vous connectez ou confirmez une alerte, un déblocage ou une demande de gestion d'une fiche (30 jours), un cookie qui maintient l'accès à un portefeuille débloqué (30 jours), un cookie qui maintient la gestion d'une fiche vérifiée (30 jours) et, pour l'éditeur seul, un cookie d'administration (12 heures). Chacun ne contient qu'un identifiant. Un visiteur qui ne confirme rien et ne se connecte pas ne reçoit aucun cookie. Ces cookies sont dispensés de consentement (article 10/2 de la loi du 30 juillet 2018) : c'est pourquoi le site n'affiche pas de bannière.
• Stockage du navigateur. DatACP n'enregistre rien dans le navigateur, que vous soyez connecté ou non.
• Statistiques de visite. DatACP mesure la fréquentation de ses pages avec l'outil de son hébergeur, Vercel, qui fonctionne sans cookie et sans rien enregistrer sur votre appareil. Chaque visite est comptée à partir d'une empreinte calculée par Vercel d'après la requête, écartée au bout de 24 heures : elle ne permet de vous suivre ni d'un jour à l'autre, ni d'un site à l'autre. Sont enregistrés la page consultée, le site d'où vous venez, le pays, le type de navigateur et le type d'appareil. Les termes que vous recherchez et les liens à usage unique n'y sont pas transmis.
• Carte. Lorsqu'une carte est sur le point de s'afficher (sur téléphone, lorsque vous la demandez), votre navigateur télécharge le fond de carte directement auprès d'OpenFreeMap, qui reçoit de ce fait votre adresse IP.

Le site n'utilise aucun cookie publicitaire, aucun traceur de réseau social et aucun outil de suivi d'un tiers.

15. Sécurité

• Les échanges avec le site sont chiffrés.
• La base de données est hébergée dans l'Union européenne et chiffrée par son hébergeur.
• Les comptes n'ont pas de mot de passe : la connexion se fait par un lien à usage unique envoyé par e-mail, dont le site ne conserve qu'une empreinte.
• Les adresses IP utilisées contre les abus sont conservées sous forme d'empreinte et non en clair. Seule la preuve de l'acceptation des conditions conserve l'adresse IP elle-même.
• L'administration du site est réservée à l'éditeur.

En cas de violation de données présentant un risque pour les personnes concernées, l'éditeur en informe l'Autorité de protection des données et, lorsque la loi l'exige, les personnes elles-mêmes, dans les délais prévus par le RGPD.

16. Vos droits et comment les exercer

Vous disposez des droits suivants :

• accès : savoir si DatACP traite des données qui vous concernent, et en obtenir une copie ;
• rectification : faire corriger une donnée inexacte ;
• effacement : faire supprimer vos données, dans les conditions prévues par le RGPD ;
• limitation : faire suspendre un traitement dans certaines situations ;
• opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime de l'éditeur ;
• portabilité : recevoir, dans un format réutilisable, les données que vous avez fournies et qui sont traitées sur la base d'un contrat ou de votre consentement ;
• retrait du consentement, à tout moment, pour les nouveautés par e-mail.

Pour les exercer, écrivez à privacy@syndiq.com ou, par courrier, à l'adresse indiquée à la section 2. Indiquez ce que vous demandez et, si vous figurez dans la base sans être utilisateur, le numéro d'entreprise ou l'adresse de la copropriété ou de la société concernée. La page Droit d'opposition décrit cette démarche en détail.

L'éditeur ne demande pas de copie de pièce d'identité. En cas de doute raisonnable sur votre identité, il peut vous demander un élément complémentaire.

L'éditeur vous répond dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre demande. Si la demande est complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois ; vous en êtes alors informé dans le premier mois. L'exercice de vos droits est gratuit.

DatACP ne modifie pas les données issues du registre : une donnée inexacte au registre se corrige à sa source, et DatACP reprend ensuite la correction.

17. Réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Tél. : +32 (0)2 274 48 00
E-mail : contact@apd-gba.be
Site : https://www.autoriteprotectiondonnees.be (nouvel onglet)

18. Modifications de la présente politique

La version en vigueur et sa date d'effet figurent en tête de cette page. Toute modification substantielle est annoncée sur cette page 30 jours avant son entrée en vigueur ; les titulaires d'un compte en sont en outre prévenus par e-mail.